Agenda que se desintegra
La agenda está llena y aun así hay huecos: gente que no llega ni avisa. Cada cupo vacío es tiempo del equipo que ya no se recupera.
Simulación: Agenda que se desintegra
Empresa de ejemplo · cifras ilustrativas
Reloj del ejemplo: Lunes · 08:00
La simulación necesita JavaScript. Abajo está el resultado de la semana de ejemplo.
En un centro de estética de ejemplo se agendan 50 citas por semana, de 60 minutos, de lunes a sábado entre las 8:00 y las 18:00. En 20 de cada cien, la clienta no llega ni avisa. Usamos $120.000 como lo que vale en promedio un servicio.
Tipo de negocio
Tus cifras
Cambia los valores para verlo con números parecidos a los tuyos. Sigue siendo una proyección ilustrativa, no una medición de tu empresa.
Entre 5 y 300 por semana.
Entre 1 y 60 %.
Entre 10.000 y 50.000.000 pesos.
Qué se ve en la animación
- Cita agendada (bloque con barra)
- La persona llegó (cian)
- No llegó: el bloque se deshace y el cupo queda punteado
- Recordatorio y confirmación (punto y borde rosa) (solo en el optimizado)
- Cupo tomado desde la lista de espera (entra por la derecha) (solo en el optimizado)
- Antes
- Una agenda semanal: columnas por día, filas por hora. Cada bloque es una cita. Cuando llega la hora y la persona no aparece, el bloque se deshace en partículas grises que se apagan y deja el cupo vacío, con borde punteado. Abajo se suman las inasistencias, las horas vacías y lo que valían esos cupos.
- Optimizado
- La misma semana, con las mismas citas. Un punto rosa marca el recordatorio y la confirmación del día anterior; las citas que antes se deshacían y ahora se sostienen quedan con borde rosa. Quien no puede ir avisa a tiempo, y ese cupo lo toma alguien de la lista de espera: un bloque entra desde la columna de la derecha. Algunas citas igual se deshacen.
Resumen
| Indicador | Antes | Proyección ilustrativa |
|---|---|---|
| Citas agendadas | 50 | 50 |
| Inasistencias (el cupo quedó vacío) | 12 | 3 |
| Horas de agenda vacía | 12 h | 3 h |
| Ingreso no realizado(estimado) | $1.440.00012×$120.000 | $360.0003×$120.000 |
| Citas que el recordatorio sostuvo(estimado) | — | 8 |
| Cupos rellenados desde la lista de espera(estimado) | — | 1 |
Empresa de ejemplo. La proyección no es una promesa: en tu caso medimos una línea base antes de tocar nada y los mismos indicadores después.
Primero optimizar, después automatizar
El orden no cambia: eliminar, simplificar, integrar y, al final, automatizar.
Casi nadie falta por mala intención: se le olvida, o algo se le cruza y avisar da pereza. El proceso puede hacer que acordarse y avisar sea fácil.
- 01 · Eliminar
Las citas agendadas «de palabra», sin hora confirmada ni un dato para contactar a la persona.
- 02 · Simplificar
Una sola agenda con reglas claras: hasta cuándo se puede cancelar y qué pasa con el cupo.
- 03 · Integrar
La agenda y la lista de espera en el mismo lugar: un cupo que se libera se ve de inmediato.
- 04 · Automatizar
Recordatorio el día anterior con un botón para confirmar o cancelar, y el cupo cancelado se le ofrece solo a la siguiente persona de la lista.
La inteligencia artificial solo entraría si hiciera falta entender respuestas escritas de cualquier manera para reagendar. Confirmar o cancelar con un botón no la necesita.
Antes y después, con los mismos indicadores
Prometemos la medición, no el resultado.
Antes de cambiar nada contamos una semana real de tu agenda: cuántas citas se agendan, cuántas personas no llegan y cuántas avisan. Esa es la línea base.
- Citas agendadas e inasistencias por semana.
- Horas de agenda que quedan vacías.
- Lo que valían esos cupos perdidos, con tu valor promedio.
- Cuántos cupos liberados se vuelven a ocupar.
Después medimos lo mismo, de la misma forma. No prometemos el resultado: lo medimos. Y recepción deja de perseguir confirmaciones a mano: ese tiempo vuelve al equipo.
¿Te sonó conocido?
En una llamada gratuita de 45 minutos calculamos, en vivo, lo que este problema le cuesta a tu operación cada mes. Con tus números, no con los de la empresa de ejemplo.